Digitalisierung Teil 1: Eine Strategie muss her

Wie praktisch bei jedem grösseren Vorhaben oder Transformation hängt der Erfolg oder Misserfolg sehr stark von der Planung ab. Insbesondere dann, wenn Geld und Zeit ein knappes Gut ist und wenig Spielraum für Fehlinvestitionen besteht. Darum dreht sich der erste Teil der Serie genau um diesen Punkt. Ich möchte hier gerne einige Sachen aus der Praxis dazu erläutern und ich verzichte bewusst auf die ganze Theorie, wie eine Strategie auszusehen hat und wie man eine Strategie erstellt. Dazu gibt es genügend Literatur.

Mit einer Strategie meine ich übrigens nicht zwingend ein 100-seitiges PowerPoint-Deck mit pikfeinen  Folien. Die Form ist hier überhaupt nicht entscheidend und nur von untergeordneter Bedeutung. Ganz ehrlich gesagt, habe ich unterdessen sogar eine Aversion gegen PowerPoint entwickelt. Es kommt zu 100% auf den Inhalt an, und wenn der auf einer Serviette steht, auch gut. Umso besser sogar, denn je einfach eine Strategie aufgezeigt werden kann, je höher die Wahrscheinlichkeit, dass die Umsetzung klappt.

Und jetzt kommt etwas vielleicht provozierendes, aber es ist einfach eine Meinung. Wenn ein Management/VR diese Strategie nicht selber machen kann, dann sollte man sich vielleicht grundsätzlich über die Zusammensetzung Gedanken machen. Denn meiner Meinung nach braucht so ein Gremium Kompetenz in diesen Bereichen. Egal aus welcher Branche! Allenfalls kann man sich noch extern beratend Hilfe holen. Aber für mich ist es ein Alarmsignal, wenn jemand eine Strategie-Definition komplett extern gibt. Das hören jetzt die ganzen Consultants sicher nicht gerne, ist aber einfach mein Standpunt! Punkt!

1. Die Ausgangslage verstehen

Beginnen wir mit dem ersten Schritt unserer Strategie. Zuerst ist es sehr wichtig, die aktuelle Ausgangslage zu kennen.

  • Welche Systeme sind im Einsatz?
  • Wie sind die Prozesse und wie werden diese heute technologisch unterstützt?
  • Wie sieht es mit der Hardware aus?
  • Was sind kritische Systeme?
  • etc.

Wichtig ist einfach, dass man sich spätere böse Überraschungen sparen kann, wenn man diesen Schritt sauber abklärt. Denn nichts ist ärgerlicher, als dass nach Implementation einer neuen Lösung festgestellt wird, dass kritische Elemente nicht mehr anwickelbar sind.

2. Die internen und externen Bedürfnisse kennen

Als nächstes ist es enorm wichtig zu wissen, was überhaupt gefragt ist und wo Bedarf besteht. Dazu spricht man am Besten mit den involvierten Personen. Da kommen immer wieder tolle Inputs, glaubt mir. Die Kunst ist es, genau die Bedürfnisse zu kennen, die wirklich gefragt sind. Und die Sachen, die nice-to-have wären herauszufiltern. Untenstehendes Bild ist für mich ein Klassiker. Das zeigt ziemlich anschaulich, wie unterschiedlich die Auffassungen sind. Also scheut euch nicht zu fragen.

softwareentwicklung

3. Das Zielbild definieren

Nun, wo wir in etwas die Bedürfnisse kennen, sollte man ein Zielbild definieren. Was will ich überhaupt erreichen? In welcher Zeit? Meiner Meinung nach ein wichtiger Punkt, aber fixiert euch nicht zu stark auf dieses Element. Schon gar nicht, wenn es um mehrere Jahre gehen soll (was eine Strategie ja irgendwo impliziert). Erstens ist der technologische Wandel enorm schnell und zweitens verändern sich je nach Branche die Bedürfnisse in diesem Bereich ganz rasant. Da bringt es nichts, wenn man a) zu viel Zeit für das Zielbild verschwendet hat und b) stur daran festhält. Meiner bescheidenen Meinung nach ist ein Zielbild eher so eine Art grobe Richtung. Aber da gibts sicher auch andere Meinungen.

Und dann ganz wichtig: Wie komme ich zu diesem Ziel? Und was sind die Prioriäten. Also erstellen wir auch eine grobe Roadmap nach dem Schema: was? wann? mit welcher Priorität? Abhängigkeiten?

Soviel zum groben Aufbau. Im Besten Falle habt ihr jetzt ein Dokument, dass euch grob eine Richtung vorgibt. Weiter ist es immer gut, solche Sachen nicht alleine zu machen, sondern auch mit jemandem (z.B. Geschäftsleitung, VR, Revisionsstelle, etc.) zu besprechen und challengen zu lassen.

Aufgrund der damaligen Ausgangslage haben wir uns entschlossen, die Digitalisierung in zwei Wellen zu planen. Zuerst die interne Digitalisierung und dann die Externe. Details dazu gibt es dann in den folgenden Teilen der Serie sicher noch. Aber kurz zusammengefasst, war die Situation bei meinem Antritt damals so katastrophal, dass wir uns entschieden, komplett alles neu zu machen. Das einzige was blieb, war am Schluss Windows / Windows Server als Bertriebssystem und Office. Wir haben uns damals entschieden, ein ERP einzuführen und die selber gebastelte Access-Lösung ins Nirvana zu senden. Kein Witz, mit der Access-Lösung dauerte eine MwSt-Abrechnung eine ganze Nacht – und wehe, es gab irgend ein Fehler oder so… Der Zustand war unhaltbar. Deshalb klare Prio 1 das ERP. Wir haben dieses Schrittweise eingeführt, die FiBu und das Personalwesen in einem Hau-Ruck-Akt innerhalb 3 Monaten und dann über ca. 2 Jahren schrittweise der ganze Auftragsteil (und damit die vorgedruckten Formulare abeschafft).

Schnell merkten wir, dass ein ERP alleine nicht für unsere Ansprüche taugte. Wir haben schon von Anfang an ein Dokumentenmanagement-System (DMS) geplant gehabt. Das haben wir dann relativ schnell auch eingeführt (dazu auch in einem späteren Teil mehr). Und zu guter letzt haben wir noch ein Workflow-System eingeführt, welche die ganzen Komponenten verzahnt und verknüpft.

Unsere Strategie sieht also bezüglich Software folgende Pfeiler vor:

  • ERP System als zentraler Datentopf und Abwicklungs-Maschine
  • DMS System als Dokumenten-Zentrale
  • Workflow-System als Motor des Ganzen

Ganz ehrlich fahren wir sehr gut mit diesen Komponenten. Ich bin der Meinung, dass man nie ein ERP findet, das eine all-in-one Lösung bietet – ausser natürlich man investiert viel Kapital oder entwickelt selber. Deshalb haben wir alle Geschäftslogik in das Workflow-System ausgelagert. Das funktioniert perfekt, denn das ERP ist nicht zu stark customized, so dass ein Release von neuen Versionen nicht ein Hexenwerk ist und jede Komponente kann sich auf das Konzentrieren, was die Kernkompetenz der jeweiligen Komponente ist.

Wir sind jetzt seit 5 Jahren daran und ihr werdet in den nächsten Teilen sehen, dass es sich gelohnt hat.

Und die learnings aus den fünf Jahren Transformation sind:

  • hätten wir nicht ein genaues Bild gehabt, wohin es gehen soll, hätten wir uns zig-mal verrennt. Die Verlockungen von neuen Tools und Chancen sind gross. Doch ohne das Zielbild kann man sich zu stark fragmentieren.
  • ohne eine Planung und Priorisierung hätten wir die Sachen nie so schnell umsetzen können.
  • Externe Partner sind enorm wichtig und man sollte nebst der reinen Software sehr genau schauen, mit welchen Partnern man die Sachen angehen möchte. Da gibt es Welten
  • Es kommt immer anders als man denkt. Rückschläge sind nie vermeidbar, wichtig ist dann einfach, wie man damit umgeht
  • Habt Vertrauen in die Digitalisierung. Es wird euch wettbewerbsfähig halten, wenn ihr das sauber plant

Und zu guter letzt. Strategie ist immer sehr theoretisch. Geht das Ganze pragmatisch und hands-on an. Wie gesagt, Inhalt ist wichtiger als die Form. Vermeidet zu viele Entscheidungsträger und zu grosse Gremien – zu viele Köche verderben den Brei.

Und wie immer bin ich gespannt auf Feedbacks und eure Erfahrungen aus der Praxis.

 

Ein Kommentar zu “Digitalisierung Teil 1: Eine Strategie muss her

Kommentar verfassen

Trage deine Daten unten ein oder klicke ein Icon um dich einzuloggen:

WordPress.com-Logo

Du kommentierst mit Deinem WordPress.com-Konto. Abmelden /  Ändern )

Google+ Foto

Du kommentierst mit Deinem Google+-Konto. Abmelden /  Ändern )

Twitter-Bild

Du kommentierst mit Deinem Twitter-Konto. Abmelden /  Ändern )

Facebook-Foto

Du kommentierst mit Deinem Facebook-Konto. Abmelden /  Ändern )

Verbinde mit %s