StaffHub von Office365

Diesen Januar hat Microsoft ein neues Tool eingeführt. StaffHub (-> hier gibt’s offiziell Infos von Microsoft) ist ein Bestandteil von Office365 und steht für alle Office365 Abonnenten zur Verfügung. Auf der Microsoft-Seite ist alles relativ detailliert beschrieben, darum verzichte ich auf zu viele Details, was das Tool kann und wie es funktioniert. Kurz zusammengefasst ist das Kernelement dieses Tools die Erstellung von Einsatz- und Dienstplänen. Im Groben kann man mit dem Tool…

… als Vorgesetzter (oder Administrator wie es technisch heisst):

  • Einsatzpläne erstellen und veröffentlichen
  • PDF’s oder Links bereitstellen (welche dann auch in der App ersichtlich sind)
  • Tageskommentare für alle oder individuelle Kommentare pro Schicht hinterlegen
  • Ferienanträge und Schichtwechsel bewilligen, sowie Krankheitstage bestätigen

… als Mitarbeiter

  • eigene Schichten ansehen sowie gleichzeitig die vom Team anzeigen
  • meine Schicht zum Tausch anbieten oder Schichten direkt mit xy tauschen (braucht beides die Zustimmung des Vorgesetzten)
  • Urlaube und Krankheitstage erfassen/beantragen
  • … und ja, es gibt einen weiteren Teamchat

Microsoft bietet den Zugang sowohl über das Web-Portal wie auch über Apps für die jeweilig relevanten Betriebssysteme an.

Microsoft-StaffHub-is-here-1

Soviel zu der Theorie, was das Tool kann. Wie gesagt, für mehr Infos bietet Microsoft eine gute Homepage und sonst kann man mich auch gerne kontaktieren.

Wildwuchs an Excel-Listen und mangelnde Übersicht – StaffHub als Lösung?

Bei uns war es bislang so, dass jedes Team eine eigene Einsatzplanung hat. Vorlagen in Excel waren zwar vorhanden, aber mit der Zeit sind die immer weiter verwässert. Zudem fehlte der Convenience-Faktor. Excel-Listen sind zeitaufwändig in der Bearbeitung und v.a. Mitarbeiter ohne PC Arbeitsplatz brauchen einen Print oder sind auf das Anschlagbrett angewiesen.

Auch die Lösung vom HR-Tool überzeugt nicht, denn das Problem der Mitarbeiter ohne PC Arbeitsplatz ist auch da nicht sauber gelöst. Als ich dann das Announcing-Mail bekommen habe, habe ich mich einmal schlau gemacht. Es tönte in der Theorie alles relativ simpel und schaute für mich nach dem ersten Blick für einen Quick-Win aus, da wir ja eh schon komplett auf Office365 laufen.

Deshalb habe ich kurzerhand entschieden, dass wir mit einem Team einen Test machen. Und zwar mit einem Team, welches sowohl Mitarbeiter mit einem PC-Zugang hat, wie aber auch Mitarbeiter, welche viel unterwegs sind und keinen PC-Arbeitsplatz haben (und brauchen).

Einfach, schnell und unkompliziert – aber auch wenig anpassbar!

Also haben wir kurzerhand beschlossen den Pilot zu starten. Mit dem Teamleiter geht es relativ fix, da er grundsätzlich immer offen für Verbesserungen ist. Und die Argumente, dass das Tool mindestens ebenso schnell ist wie Excel, dafür aber mehr Transparenz und „Realtime“ ist, sowie dass die Mitarbeiter nicht immer im Büro vorbei kommen müssen, hat überzeugt.

Also hat er sich eingeloggt. Das Team erstellen ist eine Sache von 5min. Wirklich einfach und unkompliziert gelöst. Technisch gesehen erstellt es im Hintergrund eine Office365-Gruppe. Es ist auch möglich, Mitarbeiter zu erfassen, welche nur Temporär arbeiten.

Wenn man diverse Schichten hat, erstellt man diese je einmal. Danach kann man diese mit einem Klick immer wieder verwenden. Einen Schichtplan erstellen ist sehr, sehr intuitiv und ist eine Sache von wenigen Minuten. Das hat den Pilot-Chef überzeugt. Geht ja schneller als vorher mit Excel.

Ist dann ein Schichtplan fertig und freigegeben, kriegt jeder Mitarbeiter diesen automatisch auf seine App. Man kann auch auf Knopfdruck einen Plan als PDF drucken. Für uns sehr hilfreich ist, dass man auf eine Schicht-Übersicht wechseln kann und so auf einen Blick sieht, ob eine Schicht nicht zugeteilt ist.

Die Mitarbeiter haben das Tool auch relativ schnell aufgenommen. Auch da war der Schulungs- und Informationsaufwand sehr tief, da alles sehr intuitiv war. Und es gibt ja zur Not immer noch den PDF-Plan.

Bevor wir den Pilot erweitern konnten, ist schon der nächste Chef auf das Tool aufmerksam geworden und wollte es auch gleich für sein Team einführen. Gesagt, getan… Auch hier lief alles reibungslos, obwohl die Einsatzpläne etwas komplizierter sind, konnte das mit StaffHub gut abgewickelt werden.

Bei beiden Teams arbeiten wir (noch) nicht mit den Workflows für Urlaubsanträge. Aber für die reine Einsatzplanung sind die ersten Erfahrungen sehr gut. Nach ein paar Wochen kann man sagen, dass es uns einiges vereinfacht hat. Zudem hat das HR und die GL über die Pilotteams immer einen Überblick, wer wann arbeitet oder im Urlaub ist.

Aber! Wenn man etwas anpassen möchte oder Flexibilität braucht, ist das Tool noch nicht sehr weit. Aber das kann sich ändern, es ist ja noch relativ neu. Datenaustausch ist rudimentär vorhanden (z.B. Exportfunktion) und wird sicher auch noch ausgebaut. Aber für uns ist das momentan nicht zentral.

Zusammengefasst habe ich nach dem Pilot folgendes Fazit:

+ Einfach in der Einrichtung
+ Intuitive Bedienung, sowohl für Vorgesetzte wie auch für Mitarbeiter
+ sehr gutes Tool für ein Team, welches Mitarbeiter ohne PC-Arbeitsplatz hat
+ mit einem Office365 Abo integriert
+ Möglichkeit Temporärmitarbeiter mit in die Planung zu integrieren
+ sehr schnelles Deployment möglich

– (noch) wenig Flexibilität, für den den es brauchen würde

Über die Workflows für Urlaube, sonstige Abwesenheiten und Krankheit kann ich nicht so ins Detail gehen. Aber die ersten Tests zeigen, dass die genauso intuitiv von statten gehen, wie der Rest des Tools. Schade ist, dass man da (noch) zu wenig Exportfunktionalität hat, um die Daten dann weiter zu verarbeiten (z.B. im ERP, HR-Suite, etc.).

Also aus meiner Sicht eine klare Empfehlung. Wir stehen bei uns kurz davor, dieses Tool für alle Team auszurollen.

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